Foto: Mad og Kultur
Ansøgninger og tilladelser er en naturlig del af processen, når du skal planlægge events i Aabenraa kommune – men de behøver ikke være besværlige at få i mål.
Aabenraa Kommune, handelsstandsforeningerne og Business Aabenraa har samlet en fælles tjekliste, som kan hjælpe dig godt fra start og hele vejen gennem ansøgningsprocessen.
Brug tjeklisten som inspiration, så du undgår unødige omveje – og i stedet kan fokusere på det vigtigste: At skabe gode events.
1. Ring eller skriv til Torben Groos så snart I får idéen
Send en mail til: tgro@aabenraa.dk eller ring pr. telefon: 7376 7056. I aftaler et møde, hvor I gennemgår idéen sammen og sikrer at have samme forståelse, før I går i gang med selve ansøgningsprocessen og indsamling af relevant materiale. Husk at tænke sikkerhedsplan mm. ind ved arrangementer med forventet over 750 deltagere.
2. Få styr på alle detaljer før selve ansøgningen sættes i gang
Hvis du får brug for at lave tilføjelser efter ansøgningen er sendt, vil I måske skulle lave en helt ny ansøgning. I kan spørge mail til arrangementer@aabenraa.dk. Send meget gerne et foreløbigt program med i ansøgningen, så I sikrer jer, at alt er tænkt igennem. Programmet kan enten vedhæftes i selve ansøgningen eller pr. mail til arrangementer@aabenraa.dk.
3. Informer Aabenraa Kommune om, at I har indsendt en ansøgning
For at sikre hurtigst mulig behandling, så send meget gerne en mail til arrangementer@aabenraa.dk og informer om, at der er indsendt en ansøgning.
4. Husk at lave ansøgning hvert år – også til samme type event
Det er vigtigt, at I laver en ny ansøgning hver år, også selvom det er et event, som I afholder hvert år. Dette skyldes, at certificeringer og bevillinger kun gælder 1 år ad gangen. Sørg for at gemme alle dokumenter mm. så I kan genbrug det så vidt muligt.
5. Husk at give dine kolleger adgang til al jeres materiale
Sørg for at gemme al relevant materiale og ansøgningskvittering et sted, hvor I alle kan få adgang til det. På den måde sikrer I, at de kan træde til, hvis det skulle blive relevant
Har du spørgsmål?
Kontakt Janni Rahbæk, erhvervskonsulent i Business Aabenraa på: 2251 5924 eller jra@businessaabenraa.com